Pregão eletrônico passo a passo para iniciantes

O pregão eletrônico é a licitação feita pela internet para comprar bens e serviços comuns, em que as empresas cadastram propostas, disputam por lances e só a mais bem classificada tem os documentos analisados. O caminho é: credenciar a empresa na plataforma, ler o edital, cadastrar a proposta, disputar os lances, enviar a proposta ajustada e a habilitação quando convocado e acompanhar recurso, homologação e contrato.

Para quem nunca participou, o pregão parece um leilão rápido e confuso. Na verdade, ele segue um roteiro previsível, definido pela Lei 14.133/2021 e pelo regulamento do órgão. Conhecer esse roteiro evita os erros que mais tiram empresas iniciantes da disputa: perder prazo, dar lance abaixo do custo ou não ter documento pronto na hora da convocação.

O que é o pregão e quando ele é usado

O art. 6º, inciso XLI, da Lei 14.133/2021 define o pregão como a modalidade obrigatória para aquisição de bens e serviços comuns, com critério de julgamento de menor preço ou maior desconto. Bens e serviços comuns, pelo inciso XIII do mesmo artigo, são aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade podem ser definidos de forma objetiva no edital, por especificações usuais de mercado.

Na prática, isso cobre a maior parte do que o governo compra no dia a dia: material de escritório, limpeza, alimentos, material de construção, equipamentos, uniformes, serviços de manutenção e muitos outros. O art. 17, § 2º, diz que as licitações serão feitas preferencialmente na forma eletrônica, por isso o pregão eletrônico virou a porta de entrada mais comum para quem quer vender ao governo.

Quem regula os detalhes da sessão

A lei traz as regras gerais. Os detalhes da sessão, como duração dos lances, ficam com os regulamentos. No âmbito federal, a referência é a Instrução Normativa SEGES/ME nº 73/2022, que trata da licitação eletrônica no Compras.gov.br. Estados e municípios podem ter regulamentos próprios ou adotar o federal. O edital sempre informa qual regra vale para aquele pregão, e é ela que você deve seguir.

As fases do pregão em ordem

O art. 17 da Lei 14.133/2021 lista as fases do processo em sequência. Para o fornecedor, elas aparecem assim:

Passo a passo do pregão eletrônico

Passo 1: credencie a empresa na plataforma

Antes de qualquer coisa, a empresa precisa estar credenciada no sistema onde o pregão acontece. No Compras.gov.br, o cadastro é o SICAF, e o nível de credenciamento já permite participar das compras eletrônicas, segundo o Portal de Compras do Governo Federal. Outras plataformas têm cadastro próprio. Faça isso com antecedência. O guia está em o que é o SICAF e como cadastrar.

Passo 2: encontre o edital e leia por inteiro

Editais são publicados no PNCP, criado pelo art. 174 da Lei 14.133/2021, e na plataforma do órgão. Leia o edital, o termo de referência e a minuta do contrato. Anote: objeto e especificações de cada item, quantidade, prazo e local de entrega, documentos de habilitação, modo de disputa, intervalo mínimo entre lances, prazo para envio da proposta ajustada e condições de pagamento. Há um guia específico em como ler um edital de licitação.

Passo 3: tire dúvidas ou impugne no prazo

Se algo estiver confuso ou restringir a disputa sem justificativa, o art. 164 permite pedido de esclarecimento ou impugnação até 3 dias úteis antes da abertura. A resposta deve sair em até 3 dias úteis, limitada ao último dia útil antes da abertura. Depois da sessão, questionar regras do edital fica bem mais difícil.

Passo 4: forme o preço e defina seu limite

Antes de cadastrar a proposta, monte a planilha de custos: produto ou mão de obra, frete, tributos, custo financeiro do prazo de pagamento e margem. O resultado é o seu preço mínimo, o ponto abaixo do qual você não vai dar lance. Sem esse número definido antes da sessão, a pressão da disputa leva a lances que dão prejuízo.

Passo 5: cadastre a proposta

A proposta inicial é cadastrada na plataforma até a data e hora da abertura. Em geral, informa-se preço, marca e modelo (quando for bem) e a descrição conforme o edital. Os valores ficam em sigilo até a abertura. Confira se a descrição corresponde exatamente ao que foi pedido: proposta que não atende às especificações é desclassificada, conforme o art. 59 da Lei 14.133/2021.

Em regra, os documentos de habilitação não são enviados nesse momento, porque o art. 63, inciso II, exige-os apenas do vencedor. A exceção é o edital que, de forma motivada, coloca a habilitação antes do julgamento (art. 17, § 1º). Nesse caso, a IN SEGES/ME nº 73/2022 prevê envio dos documentos junto com a proposta, até a abertura da sessão.

Passo 6: participe da fase de lances

Na hora marcada, o pregoeiro abre a sessão e começa a disputa. O art. 56 da Lei 14.133/2021 prevê os modos aberto e fechado, combinados ou não. Para menor preço, o modo fechado isolado é vedado (§ 1º). Pela IN SEGES/ME nº 73/2022, no âmbito federal:

O edital fixa um intervalo mínimo de diferença entre lances (art. 22, § 1º, da IN). Respeite esse valor, ou o sistema recusa o lance. As estratégias de cada modo estão em estratégia de lances no pregão.

Passo 7: desempate de ME e EPP

Encerrados os lances, o sistema verifica o empate ficto previsto na Lei Complementar 123/2006, aplicada pelo art. 4º da Lei 14.133/2021. No pregão, há empate quando a proposta da ME ou EPP fica até 5% acima do melhor preço (art. 44, § 2º, da LC 123). A ME ou EPP mais bem classificada pode apresentar preço menor que o vencedor em até 5 minutos após o encerramento dos lances, sob pena de preclusão (art. 45, § 3º). Se sua empresa é ME ou EPP, fique atenta à tela nesse momento.

Passo 8: julgamento, negociação e proposta ajustada

O pregoeiro analisa a proposta mais bem classificada. O art. 61 permite negociar condições mais vantajosas com o primeiro colocado. Depois, a empresa é convocada a enviar a proposta ajustada ao último lance. A IN SEGES/ME nº 73/2022 (art. 29, § 2º) exige que o edital dê prazo mínimo de duas horas para esse envio, prorrogável nas hipóteses previstas. Tenha o modelo de proposta pronto para só preencher valores.

Passo 9: habilitação

Se a proposta for aceita, o pregoeiro analisa os documentos de habilitação: jurídica, técnica, fiscal, social e trabalhista, e econômico-financeira (art. 62). A regularidade fiscal só é cobrada nesse momento, do mais bem classificado (art. 63, III). O art. 64 proíbe substituir ou apresentar novos documentos depois da entrega, exceto em diligência para esclarecer fato preexistente ou atualizar documento vencido. ME e EPP com restrição fiscal têm 5 dias úteis, prorrogáveis por igual período, para regularizar, pelo art. 43, § 1º, da LC 123/2006.

Passo 10: intenção de recorrer e recurso

Com o vencedor habilitado, abre-se a fase recursal. Pelo art. 165, § 1º, a intenção de recorrer contra o julgamento e a habilitação deve ser manifestada imediatamente, sob pena de preclusão. As razões são apresentadas em 3 dias úteis e as contrarrazões, no mesmo prazo. O recurso tem efeito suspensivo até a decisão final (art. 168).

Passo 11: adjudicação, homologação e contrato

Superados os recursos, a autoridade homologa o resultado e convoca a empresa a assinar o contrato, a ata de registro de preços ou a receber a nota de empenho. Só então começa a execução.

O papel do pregoeiro e da comunicação na sessão

O pregoeiro conduz a sessão, analisa a proposta e os documentos e decide sobre aceitação e habilitação. Toda a comunicação acontece pelo chat da plataforma. É por ali que ele convoca a empresa, pede ajustes, abre diligências e informa prazos. Não existe telefonema avisando: se a mensagem passou despercebida e o prazo acabou, a consequência é a desclassificação ou a inabilitação.

Algumas boas práticas:

• responda às mensagens de forma objetiva, sempre identificando o item;
• quando o pregoeiro pedir esclarecimento técnico, envie a informação com o documento que a comprova, como catálogo ou ficha técnica;
• se o prazo for insuficiente por motivo justificado, peça prorrogação pelo próprio chat antes que ele termine;
• guarde capturas de tela das mensagens importantes, porque podem ser úteis em eventual recurso.

A sessão pode ser suspensa e retomada em outro dia. Nesse caso, o pregoeiro informa no sistema a nova data e hora. Acompanhe a plataforma até a homologação, e não apenas no dia da disputa.

Checklist do dia da sessão

• [ ] Login e senha da plataforma testados no dia anterior
• [ ] Planilha de custos aberta, com preço mínimo de cada item
• [ ] Modelo de proposta ajustada pronto para preencher
• [ ] Pasta de habilitação com certidões válidas na data da sessão
• [ ] Atestados de capacidade técnica separados, se o edital pedir
• [ ] Uma pessoa responsável acompanhando o chat do pregoeiro do início ao fim
• [ ] Decisão prévia sobre quando manifestar intenção de recorrer
• [ ] Internet e computador reservas, para o caso de queda

Erros comuns

• Dar lance abaixo do custo para não perder. Ganhar com prejuízo compromete o contrato inteiro. E preço muito baixo pode ser considerado inexequível pelo art. 59.
• Sair da sessão depois dos lances. O pregoeiro convoca, negocia e pede documentos pelo chat. Quem não responde no prazo é desclassificado ou inabilitado.
• Proposta com descrição genérica. Copiar a descrição sem conferir marca, modelo e especificação abre caminho para a desclassificação.
• Certidão vencida na data da habilitação. A certidão precisa estar válida quando for analisada. Controle os vencimentos.
• Ignorar o modo de disputa. No aberto e fechado, só quem fica dentro da faixa de 10% da menor oferta envia o lance final. Saber disso muda a estratégia.
• Perder o momento da intenção de recorrer. Sem a manifestação imediata, o direito de recorrer contra julgamento e habilitação se perde.

Como a Conlicit ajuda

A Conlicit prepara a empresa para o pregão: lê o edital, monta a planilha de preço, organiza a habilitação e acompanha a sessão ao lado da sua equipe. Na assessoria em pregão eletrônico, cuidamos de propostas, lances e convocações com método. Quando há inabilitação ou desclassificação discutível, fazemos a elaboração técnica do recurso administrativo em recursos e impugnações. O resultado depende da concorrência e do órgão, e não prometemos vitória.