Como formar o preço para licitação: custos, tributos e margem

Para formar o preço para licitação, some o custo direto do que será entregue, o frete e os custos que o edital impõe, e depois aplique sobre o preço de venda os percentuais de tributos, despesas indiretas e margem, usando o markup divisor. Desse cálculo saem dois números: o preço de referência da proposta e o preço mínimo, abaixo do qual a empresa não dá lance.

Parece simples, mas é aqui que mais empresa perde dinheiro no mercado público. Ou o preço sai alto e a empresa nunca vence, ou sai baixo demais e ela vence um contrato que dá prejuízo a cada entrega. Este guia mostra a conta passo a passo e onde estão as armadilhas.

Primeiro, entenda como o governo forma o preço dele

Antes de calcular o seu preço, vale saber como o órgão chegou ao valor estimado. O artigo 23 da Lei 14.133/2021 diz que o valor estimado deve ser compatível com os valores praticados pelo mercado, considerando os preços de bancos de dados públicos, as quantidades, a economia de escala e as peculiaridades do local de execução.

Para bens e serviços em geral, o §1º do artigo 23 lista os parâmetros, que podem ser usados de forma combinada ou não:

1. composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item no painel de preços ou no banco de preços em saúde disponíveis no PNCP;
2. contratações similares feitas pela Administração no ano anterior à pesquisa;
3. dados de mídia especializada, tabelas de referência oficiais e sites especializados ou de domínio amplo, com data e hora de acesso;
4. pesquisa direta com no mínimo 3 fornecedores, com orçamentos obtidos até 6 meses antes da divulgação do edital;
5. pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas.

Duas consequências práticas. Primeiro, o histórico de contratações públicas é público e serve também para você: consultar quanto o governo pagou por itens parecidos ajuda a calibrar a expectativa. Segundo, o valor estimado pode estar desatualizado ou não considerar o frete até uma cidade distante. Se o seu custo real fica acima do estimado, a proposta pode ser desclassificada por estar acima do orçamento, hipótese prevista no artigo 59, inciso III.

O artigo 24 permite ainda que o orçamento seja sigiloso, quando justificado. Nesse caso, você não vê o teto e depende ainda mais da sua própria planilha.

Os componentes do preço

Tributos variam conforme o regime (Simples Nacional, lucro presumido ou lucro real), a atividade e o local. Não use percentual genérico de internet: peça ao seu contador a alíquota efetiva que incide sobre aquela venda, considerando o seu faturamento atual. Em serviços, confira também retenções na fonte que o órgão possa fazer, porque elas afetam o caixa.

A conta: markup divisor

O erro mais comum é somar os percentuais sobre o custo. Tributos, despesas indiretas e margem incidem sobre o preço de venda, não sobre o custo. Por isso, a conta correta divide o custo pelo que sobra do preço depois desses percentuais:

Preço de venda = custos diretos totais ÷ (1 - soma dos percentuais sobre a venda)

Exemplo hipotético, só para ilustrar a mecânica (os percentuais não são recomendação e não valem para nenhuma empresa específica):

Se você somasse 30% sobre o custo, chegaria a R$ 14.300,00. A diferença de mais de R$ 1.400,00 é exatamente o que some do seu lucro quando a conta é feita do jeito errado.

Preço de referência e preço mínimo

Com a planilha pronta, defina dois números antes da sessão:

• Preço de referência: o preço com a margem desejada. É o valor da proposta inicial, ajustado à estratégia de disputa.
• Preço mínimo: o mesmo cálculo com a menor margem que a empresa aceita para aquele contrato. É o piso dos lances.

Refaça a conta do preço mínimo trocando a margem desejada pela margem mínima. No exemplo, com margem mínima de 4%, a soma dos percentuais cai para 22% e o preço mínimo fica em R$ 11.000,00 ÷ 0,78 = R$ 14.102,56.

Esse piso é o que permite decidir em segundos durante o pregão. Ele também é o número que a ME ou EPP precisa ter em mãos para responder ao empate ficto nos 5 minutos previstos na LC 123/2006, como explicado em benefícios de ME e EPP em licitação. Na dispensa eletrônica, é o valor que você parametriza como valor final mínimo, tema do artigo dispensa eletrônica: como funciona.

Passo a passo para formar o preço

1. Leia o termo de referência inteiro e liste tudo que gera custo: especificação, embalagem, prazo, locais de entrega, garantia, instalação. O método está em como ler um edital de licitação.
2. Cote com fornecedores com validade compatível com a data provável do pedido, e não só com a data da sessão.
3. Calcule o frete real para cada endereço e para o número de entregas previsto.
4. Inclua os custos específicos do edital, como garantia contratual e amostra.
5. Peça ao contador a alíquota efetiva dos tributos sobre essa venda.
6. Rateie as despesas indiretas de forma consistente entre os contratos.
7. Estime o custo financeiro do prazo entre a compra e o recebimento.
8. Aplique o markup divisor com a margem desejada e com a margem mínima.
9. Compare com o valor estimado do edital e com contratações similares no PNCP.
10. Registre a planilha com data e premissas, para defender o preço se houver diligência.

Quando o preço fica baixo demais

O artigo 59 da Lei 14.133/2021 prevê a desclassificação de propostas com preços inexequíveis e das que não tiverem a exequibilidade demonstrada quando exigida. O §2º permite à Administração fazer diligências para aferir a exequibilidade.

Em obras e serviços de engenharia, o §4º considera inexequíveis as propostas com valores inferiores a 75% do valor orçado pela Administração, e o §5º exige garantia adicional do vencedor cuja proposta fique abaixo de 85% do valor orçado, equivalente à diferença entre esse percentual e o valor da proposta.

O artigo 63, §1º, determina que o edital exija dos licitantes, sob pena de desclassificação, declaração de que a proposta compreende a integralidade dos custos para atendimento dos direitos trabalhistas. Em serviços com mão de obra dedicada, essa declaração pesa ainda mais, porque salário, encargos e benefícios da convenção coletiva são a maior parte do custo.

Ter a planilha organizada é a melhor defesa quando o pregoeiro pede comprovação de exequibilidade. O tema completo, com os cuidados para não ser desclassificado, está no artigo proposta inexequível.

Negociação depois da disputa

Encerrados os lances, o artigo 61 da Lei 14.133/2021 permite à Administração negociar condições mais vantajosas com o primeiro colocado. Se a proposta continuar acima do preço máximo definido, a negociação pode seguir com os demais, na ordem de classificação. Com o preço mínimo calculado, a resposta à negociação é técnica: você sabe até onde pode ir e consegue justificar por que não pode baixar mais.

Diferenças entre compra de bens, serviços e registro de preços

A lógica do markup vale para todos os casos, mas cada tipo de contratação tem pontos próprios que mudam a planilha.

Compra de bens com entrega única. O custo mais sensível é a cotação do fornecedor e o frete. Confirme por quanto tempo o seu fornecedor segura o preço e se ele cobra a mais por entrega fracionada. Se o produto vem de outro estado, peça ao contador para conferir o efeito tributário da operação.

Serviços com mão de obra. Aqui o custo principal é a equipe: salário, encargos, benefícios previstos em convenção coletiva, uniformes, equipamentos, substituição em férias e afastamentos. O edital costuma exigir planilha de composição de custos e formação de preços. Cada linha precisa ter base: convenção coletiva aplicável, legislação e cotações. Uma linha sem fundamento é a primeira que o pregoeiro questiona.

Ata de registro de preços. O órgão registra o preço e faz pedidos conforme a necessidade, durante a vigência da ata. Isso significa que você precisa sustentar o mesmo preço por um período longo, sem saber exatamente quando e quanto será pedido. Considere a variação provável dos insumos no período, o frete de pedidos pequenos e o custo de manter estoque ou disponibilidade. O tema está detalhado em ata de registro de preços: o que é.

Obras e serviços de engenharia. O orçamento é feito por composição de custos unitários, com BDI (benefícios e despesas indiretas) aplicado sobre os custos diretos. Além do preço global, a Administração analisa quantitativos e preços unitários relevantes, como prevê o §3º do artigo 59 da Lei 14.133/2021. Um preço global correto com unitários fora de mercado ainda pode gerar questionamento.

Checklist da planilha de preço

• Cotação do fornecedor com data e validade
• Frete por endereço e por número de entregas
• Custos de embalagem, instalação, treinamento e garantia
• Alíquota efetiva de tributos confirmada pelo contador
• Rateio de despesas indiretas
• Custo financeiro do prazo de pagamento
• Reserva para risco
• Margem desejada e margem mínima definidas
• Preço de referência e preço mínimo calculados pelo markup divisor
• Comparação com o valor estimado do edital
• Premissas registradas por escrito

Erros comuns

Somar percentuais sobre o custo. Como mostrou o exemplo, isso reduz a margem real sem que ninguém perceba.

Copiar o preço do concorrente. O preço que outra empresa ganhou reflete o custo dela, o frete dela e a margem que ela aceita. Pode não servir para você.

Usar cotação vencida. Entre a sessão, a homologação e o pedido podem passar semanas. Se o insumo subiu, a diferença sai do seu lucro.

Esquecer o frete de entregas parceladas. Uma ata de registro de preços com pedidos ao longo do ano gera muitos fretes pequenos, não um grande.

Ignorar o prazo de pagamento. O governo paga depois da entrega e da liquidação. O capital de giro desse intervalo tem custo.

Dar lance abaixo do mínimo no calor da disputa. O preço mínimo existe justamente para ser respeitado quando a sessão aperta.

Como a Conlicit ajuda

A Conlicit monta com a sua equipe a planilha de custos de cada edital, confere as exigências do termo de referência que afetam o preço e define antes da sessão o preço de referência e o preço mínimo. Durante o pregão, acompanhamos os lances com esse limite em mãos. Preço bem formado aumenta a segurança da proposta, mas não garante vitória. Conheça os serviços de proposta para licitação e de assessoria em pregão eletrônico.