Dispensa eletrônica: como funciona e como vender por ela

A dispensa eletrônica é a contratação direta feita por sistema eletrônico, prevista na Lei 14.133/2021, em que o órgão publica um aviso, recebe propostas por no mínimo 3 dias úteis e abre uma disputa de lances antes de escolher o fornecedor. Para vender por ela, sua empresa precisa estar cadastrada no SICAF com as linhas de fornecimento certas, acompanhar os avisos diariamente e chegar à disputa com o preço mínimo definido.

Muita empresa ignora a dispensa por achar que é "compra sem licitação" reservada a quem já conhece o comprador. Não é assim. A dispensa eletrônica tem aviso público, prazo, disputa e regras de julgamento. É uma das portas de entrada mais acessíveis para quem está começando no mercado público, justamente porque os volumes costumam ser menores.

O que diz a Lei 14.133/2021

A dispensa por valor está no artigo 75 da Lei 14.133/2021, que considera dispensável a licitação em duas faixas principais:

• Inciso I: obras e serviços de engenharia, ou serviços de manutenção de veículos automotores, abaixo de determinado valor.
• Inciso II: outros serviços e compras, abaixo de outro valor.

Esses valores não aparecem aqui de propósito. O artigo 182 da mesma lei determina que eles sejam atualizados a cada 1º de janeiro pelo IPCA-E, por ato do Poder Executivo federal, com divulgação no PNCP. Um texto de blog com número fixo envelhece no ano seguinte. A Conlicit confere o valor vigente antes de cada análise.

Outros pontos do artigo 75 que afetam o fornecedor:

• §1º: para saber se o limite foi respeitado, soma-se o que a mesma unidade gestora gastou no exercício com objetos da mesma natureza, ou seja, do mesmo ramo de atividade. É por isso que alguns órgãos deixam de comprar por dispensa no fim do ano.
• §2º: os valores são duplicados para consórcios públicos e para autarquias ou fundações qualificadas como agências executivas.
• §3º: as contratações por valor devem ser precedidas, preferencialmente, de aviso em sítio eletrônico oficial, pelo prazo mínimo de 3 dias úteis, para receber propostas adicionais de eventuais interessados.
• §4º: o pagamento deve ser feito, preferencialmente, por cartão de pagamento, com extrato divulgado no PNCP.

Além disso, o artigo 72 lista o que o processo de contratação direta precisa ter: formalização da demanda, estimativa de despesa, demonstração de compatibilidade orçamentária, comprovação de que o contratado preenche os requisitos de habilitação e qualificação mínima, razão da escolha, justificativa de preço e autorização da autoridade competente. O ato que autoriza a contratação, ou seu extrato, deve ser divulgado em sítio eletrônico oficial.

Para o fornecedor, o recado é simples: mesmo sem licitação, o órgão precisa justificar o preço e comprovar a sua habilitação. Documentação irregular tira a empresa da dispensa como tiraria de um pregão.

A regra federal: IN SEGES/ME nº 67/2021

No governo federal, a dispensa eletrônica é regulada pela Instrução Normativa SEGES/ME nº 67/2021, que instituiu o Sistema de Dispensa Eletrônica. Ela vale para a administração federal direta, autárquica e fundacional e também para estados, Distrito Federal e municípios quando usam recursos da União vindos de transferências voluntárias. Estados e municípios com recurso próprio podem ter regulamento e sistema próprios, então vale sempre ler o aviso.

Os pontos que mais interessam a quem vende:

Passo a passo para vender por dispensa eletrônica

1. Cadastre a empresa no SICAF e mantenha os níveis de cadastro e os documentos válidos. Se ainda não fez, leia o que é o SICAF e como cadastrar sua empresa.
2. Revise as linhas de fornecimento. O alerta automático da IN SEGES/ME nº 67/2021 chega a quem está cadastrado na linha pertinente. Linha errada significa não receber o aviso.
3. Monitore os avisos todo dia. Com prazo mínimo de 3 dias úteis, um aviso visto com atraso de dois dias já deixa pouco tempo para cotar com fornecedores e montar a proposta.
4. Leia o aviso inteiro e o termo de referência. Confira especificação, quantidade, local e prazo de entrega, condições de pagamento e documentos exigidos. O método está no artigo como ler um edital de licitação, e vale também para o aviso de dispensa.
5. Calcule o preço mínimo. Antes de enviar a proposta, saiba qual é o menor valor que ainda cobre custos, tributos, frete e margem. Esse número alimenta o valor final mínimo do artigo 9º.
6. Envie a proposta e as declarações dentro do prazo, marcando corretamente o porte da empresa.
7. Acompanhe a disputa. O período de 6 a 10 horas é longo, mas a definição costuma acontecer nos lances finais. Se for usar o valor final mínimo parametrizado, confira o número duas vezes.
8. Responda rápido à convocação. Depois da disputa, o órgão pode pedir a proposta ajustada ao último lance e negociar. Atrasar a resposta pode levar à convocação do próximo colocado.
9. Entregue conforme o pedido. Prazo, especificação e nota fiscal corretos são a base do atestado que você vai pedir depois.

Dispensa eletrônica, pregão e compra direta sem disputa

Há também dispensas por outros motivos no artigo 75, como emergência, que seguem lógica diferente. O foco deste artigo é a dispensa por valor feita em sistema eletrônico, a mais comum para o fornecedor que está começando.

Por que a dispensa é uma boa porta de entrada

• Volume compatível. Os itens costumam ter valor menor, o que combina com a capacidade de entrega de empresas que ainda não venderam ao governo.
• Ciclo curto. Do aviso à disputa são poucos dias, e o órgão normalmente compra para uso próximo.
• Primeiro atestado. Cada entrega bem feita gera histórico com o órgão e pode render atestado de capacidade técnica, documento que abre portas em licitações maiores. Veja como pedir no artigo atestado de capacidade técnica.
• Preferência para pequenas empresas. Itens de menor valor também são, com frequência, os itens exclusivos para ME e EPP previstos na LC 123/2006, tema do artigo benefícios de ME e EPP em licitação.

Como se comportar durante a disputa

A disputa da dispensa eletrônica é diferente da sessão de um pregão. Em vez de uma fase de lances concentrada, o sistema fica aberto por um período de 6 a 10 horas. Algumas práticas ajudam:

• Entre cedo, mas não queime o preço. Um lance muito agressivo logo na abertura apenas mostra aos concorrentes onde está o seu limite. O menor lance aparece em tempo real, sem identificar o fornecedor, então todos acompanham o movimento.
• Use o valor final mínimo com critério. A IN SEGES/ME nº 67/2021 permite parametrizar, de forma sigilosa, o menor valor que você aceita. Pelo artigo 9º, os lances passam a ser enviados automaticamente pelo sistema, respeitado esse piso, e o valor fica sigiloso para os demais fornecedores e para o próprio órgão. Ele pode ser alterado durante a disputa, desde que não fique acima de um lance que você já registrou. Se o número estiver certo, você não precisa ficar o dia inteiro na frente da tela. Se estiver errado, o sistema vai usá-lo do mesmo jeito.
• Respeite o intervalo mínimo. Cada lance precisa ser menor que o seu próprio último lance e obedecer ao intervalo mínimo definido no aviso. Lance fora da regra não é aceito.
• Lembre do desempate pelo horário. Se dois fornecedores registram o mesmo valor, vale o lance que entrou primeiro. Em itens disputados, a diferença está nos minutos.
• Separe alguém para as mensagens. O órgão pode convocar, negociar e pedir documentos pelo próprio sistema logo após o encerramento.

O que acontece depois que você vence

Encerrada a disputa, o órgão analisa a proposta da primeira colocada, pode negociar e pede a proposta ajustada ao último lance. Em seguida, verifica a habilitação no SICAF. Se tudo estiver em ordem, o processo segue para adjudicação e homologação pela autoridade competente.

A partir daí vêm o empenho, o pedido de entrega e o pagamento. O §4º do artigo 75 da Lei 14.133/2021 indica, preferencialmente, o pagamento por cartão de pagamento, com extrato divulgado no PNCP. Na prática, cada órgão define a forma no aviso. Leia essa parte antes de disputar, porque ela afeta o seu capital de giro.

Se a primeira colocada não for habilitada, o órgão chama a próxima, na ordem de classificação. Por isso, mesmo quem fica em segundo lugar deve manter a documentação pronta e acompanhar o sistema até o fim do processo.

Checklist antes de entrar na disputa

• SICAF ativo, com certidões válidas na data da disputa.
• Linha de fornecimento compatível com o objeto.
• Especificação conferida item por item, incluindo marca ou modelo quando pedido.
• Cotação do seu fornecedor válida até a data provável de entrega.
• Frete calculado até o endereço exato de entrega.
• Tributos sobre a venda incluídos no preço.
• Valor final mínimo definido e conferido.
• Pessoa responsável por acompanhar a disputa e as mensagens do órgão.
• Capacidade de entregar no prazo do aviso, mesmo que o pedido saia no dia seguinte.

Erros comuns

Achar que dispensa é compra combinada. O aviso é público e qualquer fornecedor habilitado pode disputar. Quem espera ser "chamado" fica de fora.

Descobrir o aviso no último dia. Com prazo mínimo de 3 dias úteis, monitorar uma vez por semana é o mesmo que não monitorar.

Errar o valor final mínimo. O lance automático trabalha com o número que você informou. Um zero a menos vira um contrato com prejuízo.

Cotar sem frete ou sem tributo. Em itens de menor valor, o frete pesa muito no custo. Esquecer dele transforma uma venda pequena em perda.

Deixar certidão vencer. A habilitação é checada no SICAF. Certidão vencida no momento da verificação pode tirar a empresa da contratação.

Ignorar mensagens do sistema. Depois da disputa, o órgão pode negociar e pedir a proposta ajustada. Quem não responde no prazo pode ser substituído pelo próximo colocado.

Prometer prazo que não cumpre. A entrega atrasada pode gerar penalidade e queima a relação com o órgão justamente na porta de entrada.

Como a Conlicit ajuda

A Conlicit revisa o seu cadastro no SICAF e as linhas de fornecimento, para que os avisos certos cheguem até você, e acompanha as dispensas do seu segmento com alerta diário pelo Conlicit GO. Na consultoria, ajudamos a calcular o valor final mínimo e a acompanhar a disputa e as convocações. Não prometemos vitória: o resultado depende do preço, da documentação e da concorrência. Veja como funciona o serviço de dispensa de licitação e fale com a gente pelo WhatsApp.